Per gli operatori del settore e per chi segue da vicino l’evoluzione della tecnologia nel mondo degli acquisti è probabile che il termine “intake & orchestration” non sia nuovo. Ma di cosa si tratta esattamente e perché vale la pena approfondire?
Indice degli argomenti:
Intake AI: come l’intelligenza artificiale migliora la gestione delle richieste
Partiamo dal termine intake AI riferito all’intelligenza artificiale applicata alla fase di raccolta, comprensione e classificazione delle richieste in ingresso, siano esse provenienti da utenti, sistemi o documenti. Parliamo di richieste di servizio, domande operative, pianificazione della domanda o necessità d’acquisto. L’AI entra in gioco per semplificare e automatizzare l’intero processo, interpretando le esigenze (ad esempio, acquisto di beni, attivazione di servizi, richieste di sourcing) e indirizzandole nel modo giusto. Il risultato? Governance solida e conformità assicurata, sempre in linea con le policy aziendali.
Orchestration AI: automazione intelligente e coordinamento tra sistemi
È qui che subentra l’orchestration AI che si occupa di coordinare l’esecuzione delle richieste attraverso sistemi, team e processi differenti, garantendo che ogni azione venga gestita nel giusto ordine, spesso integrandosi con un’ampia gamma di strumenti e flussi di lavoro. Non si tratta di semplici approvazioni, ma anche di collaborazione tra attori interni ed esterni, dell’attivazione automatica di processi su altri sistemi e di una gestione fluida e intelligente dell’intero ciclo operativo.
Insieme, queste due tecnologie costituiscono un abilitatore intelligente per operazioni aziendali efficienti: comprendere ciò di cui si ha bisogno e assicurare che venga eseguito in modo performante, spesso senza intervento umano. Il tutto per favorire un’esecuzione impeccabile, creare automazione e velocizzare il time-to-value, dando vita a un ecosistema di approvvigionamento flessibile e adattabile.
Perché gestire in modo efficace intake e orchestration è strategico per le aziende
Gli esperti di tecnologia hanno già constatato come l’automazione basata sull’AI abbia trasformato i reparti finance, IT e customer service, consentendo a queste funzioni di operare con maggiore agilità e con meno risorse. Ora si aspettano che anche il procurement segua la stessa strada, con soluzioni non solo più intelligenti, ma sempre più autonome.
E questo vale anche per l’intake e l’orchestration. Dal lato della domanda, cresce infatti la pressione di fare di più con meno: molti team di procurement sono chiamati a generare valore oltre il risparmio, rafforzando la resilienza della supply chain, riducendo i rischi legati alla compliance e promuovendo obiettivi ESG e di sostenibilità, il tutto con maggiore velocità e ottimizzando le risorse disponibili.
Crescono anche le aspettative della community degli utenti alla ricerca di un’esperienza simile a quella dei consumatori e, in questo senso, gli agenti di intelligent intake sono la chiave per raggiungerla. Allo stesso tempo, gli agenti di orchestration moderni possono ora dialogare con altri sistemi e piattaforme, rendendo l’automazione end-to-end una proposta finalmente realistica e realizzabile.
La spinta dell’agentic AI: il procurement entra in una nuova era
Quello a cui stiamo assistendo oggi è il passaggio verso l’agentic AI con sistemi intelligenti che non si limitano a rispondere agli input, ma possono agire autonomamente, prendere decisioni e avviare flussi di lavoro tra i sistemi.
Un ulteriore progresso che sta dando vita a una nuova generazione di agenti autonomi per il procurement: co-worker digitali che gestiscono le richieste di intake in modo end-to-end, interagiscono automaticamente con stakeholder e fornitori, e portano a termine approvazioni, eventi di sourcing o ordini di acquisto senza alcun intervento umano.
Ad esempio, tecnologie come l’AI conversazionale e il NLP consentono a chatbot e assistenti virtuali di comunicare con utenti e fornitori usando il linguaggio naturale. Sistemi AI multi-agente gestiscono autonomamente attività complesse come ordini, gare, contratti e relazioni con i fornitori, seguendo regole aziendali preimpostate. I modelli LLM, invece, supportano analisi contrattuali, risposte a domande e interazioni intelligenti. Il tutto è potenziato da cicli di feedback continui, che affinano decisioni e strategie sulla base dell’esperienza passata.
Un aspetto fondamentale è che gli sviluppi nelle linee guida e nella governance dell’AI assicurano che questi agenti operino in modo sicuro e conforme, un elemento essenziale in qualsiasi funzione regolamentata.
Intake e orchestration nel procurement: le attività su cui incide l’AI
Come in parte accennato, nel procurement, l’AI per l’intake e orchestration può farsi carico di una serie di attività routinarie e dispendiose in termini di tempo e risorse, tra cui:
- Acquisizione delle richieste di sourcing da diverse fonti (utenti aziendali, e-mail, chatbot, ecc.).
- Interpretazione di queste richieste utilizzando l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l’apprendimento automatico (ML). Ad esempio, determinando se una richiesta riguarda un articolo del catalogo, un servizio personalizzato o un progetto di sourcing complesso.
- Indirizzo automatico delle richieste attraverso i flussi di approvazione, i canali di acquisto o i processi di coinvolgimento dei fornitori più appropriati.
- Attivazione di processi a valle come l’onboarding dei fornitori, la gestione dei contratti o la creazione degli ordini di acquisto (PO), potenzialmente estesi all’intera piattaforma source-to-pay (S2P) e altri sistemi come ERP, logistica o CLM.
Gli strumenti intelligenti che abilitano un processo source-to-pay fluido
In questo quadro quindi le piattaforme intelligenti diventano fondamentali per connettere persone, processi e piattaforme attraverso l’intero processo source-to-pay per ottimizzare i flussi decisionali, ridurre i rischi, offrire suggerimenti mirati e aiutare le aziende a rendere più agili ed efficienti le attività quotidiane di procurement. Combinando l’IA, dashboard dinamiche e interfacce conversazionali gli utenti sono in grado di ottenere insight personalizzati e predittivi in tempo reale, analizzare l’impatto dei KPI sulla performance e confrontare risultati attesi con quelli reali, individuando scostamenti e relative cause operative.
A questo punto entra in gioco uno strumento basato su NLP, come l’“Assist” che abbiamo sviluppato noi, che accoglie le richieste degli utenti che non si occupano di procurement e le reindirizza, tramite i connettori e il livello di orchestrazione, all’intelligenza artificiale per elaborare le richieste nei moduli e nei flussi di lavoro pertinenti.
I benefici concreti dell’AI per l’intake e orchestration
L’intake e orchestration apporta velocità ed efficienza senza precedenti al procurement: elimina il triage manuale, snellisce i tempi di ciclo e le attività ripetitive, riducendo al contempo gli errori umani e i ritardi nel processo source-to-pay.
Ma i vantaggi non finiscono qui. Le spese fuori contratto sono da tempo una spina nel fianco per i team di procurement e finance: grazie alla presenza di agenti di intake e orchestration le politiche di acquisto (ad esempio, scelta fornitori preferiti, soglie di spesa, ecc.) vengono applicate automaticamente, garantendo la conformità e la buona governance.
Allo stesso tempo, l’utente aziendale non deve più districarsi tra sistemi di procurement complicati: deve solo esprimere la propria esigenza in modo semplice, grazie anche al supporto multilingua, come il nuovo GenAI già incluso nella nostra piattaforma, favorendo e semplificando l’adozione di processi conformi.
Infine, un processo di acquisizione strutturato significa qualità dei dati superiore – che si traducono in analisi più accurate, previsioni più affidabili, gestione dei rischi più efficace e informazioni pulite che alimentano senza errori anche i sistemi esterni, come ERP o strumenti di pianificazione della domanda.
